Egyszeri feladataink nyilvántartásához egy asztali naptárra lesz szükségünk. Fontos, hogy olyat válasszunk, amelyben az egyik oldalon van csak heti naptár, a hátoldalak tehát üresek.

A naptár részbe jegyezzük fel a konkrét időponthoz kapcsolódó eseményeket. Az előző hét hátoldalára pedig felírhatjuk a héten elintézendő feladatokat és minden olyan információt, amire még szükségünk lehet később (telefonszámok, címek, nyitvatartási idők, ajándékötletek, stb.). A következő év(ek)re vonatkozó teendőket felírhatjuk a legutolsó hét hátoldalára (pl. ha a jogosítványunk jövő márciusban jár le).

Ha túl nagynak találjuk az asztali naptárunkat ahhoz, hogy állandóan magunkkal vigyük, akkor szerezzünk be egy kisméretű noteszt is. Ebbe napközben beírhatunk minden új információt, feladatot, amit aztán este átvezethetünk a naptárunkba. A másnapi feladatainkat pedig a noteszbe jegyezhetjük be esténként.

Ha kész a rendszerünk, akkor már csak annyi a teendőnk, hogy minden felmerülő problémával, információval kapcsolatban azonnal meghatározzuk a következő, vele kapcsolatos konkrét lépést, és azt elhelyezzük a rendszerben. Így a feladataink párhuzamosan is tudnak futni, tehát kevesebb időt veszítünk.

Ez a következőképpen működik a gyakorlatban. A felmerülő inputra (irat, teendő, információ) vonatkozóan fel kell tennünk magunknak a kérdést, hogy van-e vele kapcsolatban teendőnk.

1.       Ha nincs vele teendőnk, akkor két választásunk van:

• Szemétbe dobjuk, töröljük.
• Megtartjuk és elhelyezzük a rendszerben úgy, hogy később ne kelljen vele foglalkoznunk, de bármikor megtaláljuk, ha kell. A meghívót barátaink múlt heti esküvőjéről tegyük be például egy dossziéba, ahelyett, hogy hónapokig hánykolódna a nappaliban (a lényeg, hogy legyen meg a helye, ha meg akarjuk tartani). Vagy a gyerek következő oltásának időpontját írjuk be a naptárunkba.

2.       Ha van vele teendőnk, akkor négy lehetőség áll előttünk:

• Ha elvégezhető két perc alatt, akkor mindenképpen tegyük meg azonnal. Hogy miért fontos ez? Egy hónapja halogatom egy képkeretről leesett dísz visszaragasztását. Minden alkalommal, amikor meglátom, eszembe jut, hogy meg kéne ragasztani, ráadásul már a noteszembe is feljegyeztem teendőként. Amennyi időt rászántam már mindeközben, azalatt többször is megragaszthattam volna, ráadásul nem terheltem volna feleslegesen magamat azzal, hogy a feladatot észben tartsam.
• Ha nem feltétlenül nekünk kell megcsinálnunk, akkor kioszthatjuk a feladatot másnak. De ekkor is fel kell jegyeznünk valahová azért, hogy később ne felejtsük el számonkérni.
• Teendőnket el is halaszthatjuk, de ebben az esetben is fel kell jegyeznünk.
• És persze, ha van időnk, akkor a feladatot – méretétől függetlenül – intézzük el.

Ha ezeket a szabályokat betartjuk, biztosan nem fogunk semmit elfelejteni. Nem vesznek el fontos információk, minden visszakereshető később is. Nem kell minden feladatunkat fejben tartanunk, elég csak annyit megjegyeznünk, hogy hol tartjuk a táblázatokat, a puskákat és a naptárunkat. :)