Ha van egy tevékenység-listánk, akkor a következő feladat az egyes tevékenységek csoportosítása aszerint, hogy milyen gyakran kell azokat elvégeznünk. Itt a következő kategóriákat célszerű használni: naponta, heti 3x, heti 2x, hetente, havonta kétszer, havonta, évente néhány alkalommal, több évente. Ezután elkészíthetjük azt a három táblázatot, amelyek a rendszerünk alapját képezik.

Az éves táblázatunkban az egyes hónapok nevei alatt sorolhatjuk fel az adott hónapra eső konkrét feladatokat. Ide tartoznak azok a tennivalók, amelyeket évente néhány alkalommal kell elvégeznünk. Vannak köztük olyanok, amelyek időpontja kötött, ezeket írjuk fel először: pl. adóbevallás – május, téligumik lecserélése – március és október. (Értelemszerűen ha valamit évente négyszer végzünk, azt négy hónaphoz írjuk be.) Tüntessük fel az adott hónapra eső név- és szülinapokat is, ha az adott személyt fel szeretnénk köszönteni vagy megajándékozni. A fennmaradó feladatokat pedig próbáljuk egyenletesen szétosztani a hónapok között – figyelembe véve az időbeosztásunkat (pl. ha júliusban szoktunk nyaralni, akkor arra a hónapra tervezhetünk kevesebb feladatot). Ne feledkezzünk meg az éves orvosi ellenőrzésekről sem!

Most nekiállhatunk a heti táblázatunk összeállításának. Itt a hét napjainak nevei alatt soroljuk fel az adott napra eső feladatokat. Ezek azok a tennivalók lesznek, amelyeket hetente 1-2-3 alkalommal végzünk. Megint a korlátozó tényezők ismeretében osszuk szét a feladatokat (ha tehát szerda esténként táncóránk van, és ezért későn érünk haza, akkor ne szerdára tervezzük a heti nagymosást).

A minden hónapban egy-két alkalommal elvégzendő feladatokat kétféleképpen is beilleszthetjük a rendszerbe:

• Feltüntethetjük az éves táblázatban minden egyes hónapnál külön-külön.
• Vagy beírhatjuk a heti táblázatunkba is, ekkor lesz A, B, C és D hetünk. Ebben az esetben a lapon valahol helyezzük el az A, B, C és D betűket, mert majd az aktuális hét betűjét bekarikázva látjuk, hogy hol tartunk éppen. (Emlékezzünk, a lényeg az, hogy ne kelljen fejben tartanunk a dolgokat!) Aztán a feladatot kössük valamelyik naphoz, megjelölve a hét betűjelét is. Célszerű 4 hasonló nagyságrendű havi feladatot kötni egy adott naphoz (pl. Kedd – A, C: manikűrözés, B: pedikűrözés, D: arcpakolás).

Nekem a második verzió vált be, mert így nem kell olyan sokszor feltüntetni az adott tennivalót a táblázatokban, ezért azok átláthatóbbak és kevésbé zsúfoltak.

Végül elkészítjük a napi táblázatunkat. A legtöbb ilyen feladatunk napszakhoz és helyiséghez köthető, ezért célszerű a minden nap elvégzendő feladatokat egy mátrixban elhelyezni ilyen megbontásban. (Pl. Konyha – Délelőtt: reggeli és vitaminok kikészítése, teafőzés, étel csomagolás, romok elpakolása, etetőszék és előke letakarítása, mosogatógépbe bepakolás). Általában elegendő két napszakot feltüntetnünk: reggel/ délelőtt és este/délután - a flylady rendszerben ez a reggeli és esti rutinoknak felel meg.

Készíthetünk kisméretű „puskát” is, ha egy kártyanaptár méretű kartonlapot helyezünk el az egyes helyiségekben (pl. konyha, fürdő, nappali), melynek egyik oldalán az adott helyiség reggeli, a másik oldalon pedig az esti napi feladatait soroljuk fel.

Ha készen van a három táblázat és a puskáink, akkor már nagyon könnyű dolgunk van. A táblázatainkat függesszük ki valami jól hozzáférhető helyre, például a hűtőre egy hűtőmágnessel vagy a ruhásszekrényünk ajtajának belső felére gyurmaragasztóval. Így mi naponta többször is rápillanthatunk, de mégsincs a vendégek szeme előtt. Jó megoldás, ha a táblázatokat genothermben függesztjük ki, mert akkor az elvégzett feladatokat táblafilccel kihúzhatjuk, majd ezeket a hét/hónap végén könnyen letörölhetjük (szerintem a napi feladatokat nem érdemes kihúzogatni, mert ezek egy idő után úgyis rutinszerűen működnek).

Reggel végigszaladunk a lakás helyiségein és a puskáinkra támaszkodva elvégezzük az ottani reggeli rutinfeladatokat. Napközben a heti táblázatunkban az adott napra beütemezett tennivalókat intézzük el, és ha marad időnk, akkor az adott hónap feladatainak is nekilátunk. Közben kihúzzuk a táblázatban azokat a tételeket, amikkel már végeztünk. Este pedig megint a puskáink alapján megyünk végig a helyiségeken.

A rendszer természetesen nincs kőbe vésve, bármikor változtathatunk rajta! Ha kedden végzünk el egy csütörtöki feladatot, akkor csak húzzuk ki a listáról, és csütörtökön már tudni fogjuk, hogy nincs dolgunk vele. Ha pedig valami elmaradt az egyik napon, azt a hét további napjain bepótolhatjuk, mert látni fogjuk, hogy nincs kihúzva. A rendszer tehát gondoskodik róla, hogy mindenre sor kerüljön anélkül, hogy azon kellene törnünk a fejünket, hogy mit is kellene csinálnunk éppen.

Az ismétlődő tevékenységeinket így már kordában tudjuk tartani. Legközelebb megnézzük, mihez kezdjünk az egyszeri feladatokkal!